Offertes, opvolging en herinneringen automatiseren.
Receptify automatiseert terugkerend werk voor dienstverleners in Vlaanderen: offertes berekenen en opstellen, aanvragen en offertes opvolgen, afspraken herinneren en om reviews vragen. Automatisch waar het kan, met uw akkoord waar het telt.
Offertes berekenen
De offertecalculator rekent bedragen uit volgens uw eigen prijsregels: diensten, materialen, toeslagen en opties. Elke berekening gebeurt op dezelfde manier, zonder rekenfouten of vergeten posten.
Aanvraag met gegevens
De klant of uzelf vult in wat nodig is, bv. afmetingen of aantallen.
Uw prijsregels
De calculator past uw eigen prijzen en voorwaarden toe.
Bedrag nagekeken
U ziet de berekening per post en past aan waar nodig.
Wacht op uw akkoordKlaar voor de offerte
Het bedrag gaat mee naar het offerteconcept.
Wanneer het start en stopt
- Start
- Wanneer er een aanvraag of een eigen berekening binnenkomt met de gegevens die de calculator nodig heeft.
- Stopt
- Na elke berekening. Er vertrekt niets naar de klant zonder dat u het bedrag hebt gezien.
Wanneer er iets vertrekt
- Rekent meteen, met de prijsregels die op dat moment gelden.
- Een prijswijziging geldt voor nieuwe berekeningen; eerdere offertes blijven ongewijzigd.
Wat u zelf beslist
- Uw prijzen, toeslagen en voorwaarden.
- Of een berekend bedrag in een offerte komt.
- Uitzonderingen per klant, met de hand.
Offertes opstellen
Van aanvraag naar een offerteconcept in uw eigen opmaak: klantgegevens, posten en bedragen staan klaar, met een offertenummer en een geldigheidsdatum. U kijkt het na en keurt goed voor het vertrekt.
Nieuwe aanvraag
Komt binnen via uw website, mail of telefoon.
Offerteconcept
Uw opmaak, posten en bedragen staan klaar.
Uw goedkeuring
U leest na, past aan en keurt goed.
Wacht op uw akkoordVerstuurd en opgevolgd
Na uw akkoord vertrekt de offerte; de opvolging kan starten.
Wanneer het start en stopt
- Start
- Bij een nieuwe aanvraag die u als offerte wilt beantwoorden.
- Stopt
- Zodra u de offerte goedkeurt en verstuurt, of het concept laat vallen.
Wanneer er iets vertrekt
- Het concept staat klaar kort na de aanvraag.
- Elke offerte krijgt een geldigheidsdatum die u kunt aanpassen.
Wat u zelf beslist
- Elke offerte, voor ze vertrekt: niets gaat zonder uw akkoord.
- Uw teksten, opmaak en voorwaarden.
- Een nieuwe versie maken als de klant iets wil wijzigen.
Aanvragen opvolgen
Elke nieuwe aanvraag krijgt meteen een bevestiging met wanneer u reageert. Kunt u iemand niet bereiken, dan volgt een kort bericht en na drie werkdagen nog één laatste bericht.
Nieuwe aanvraag
Via formulier, mail of een telefoonnotitie.
Meteen een bevestiging
De klant weet dat de vraag goed is aangekomen.
Niet bereikt?
U noteert een belpoging; er vertrekt een kort bericht.
Laatste bericht
Na 3 werkdagen, als er nog geen contact is.
Wanneer het start en stopt
- Start
- Bij elke nieuwe aanvraag: via uw formulier, per mail of als telefoonnotitie.
- Stopt
- Zodra u contact hebt, de klant antwoordt of zich afmeldt, of als u het met de hand stopt.
Wanneer er iets vertrekt
- Bevestiging: meteen.
- Bericht 'niet bereikt': nadat u een belpoging zonder antwoord noteert.
- Laatste bericht: 3 werkdagen later, als er nog geen contact is.
- Nooit tussen 21 en 8 uur.
Wat u zelf beslist
- De teksten, in uw eigen woorden en in de aanspreking die bij uw zaak past.
- Uw reactietermijn, bv. 'binnen één werkdag'.
- Wanneer de reeks stopt: u kunt altijd met de hand stoppen.
Offertes opvolgen
Na het versturen van een offerte volgen korte herinneringen tot de klant beslist: 2 en 5 werkdagen na verzending, en 3 werkdagen voor de offerte verloopt.
Offerte verstuurd
U markeert de offerte als verzonden.
Na 2 werkdagen
Kort bericht: is de offerte goed aangekomen?
Na 5 werkdagen
Zijn er nog vragen? Bel of mail gerust.
Bijna verlopen
3 werkdagen voor de geldigheidsdatum.
Wanneer het start en stopt
- Start
- Zodra u een offerte als verzonden markeert.
- Stopt
- Bij akkoord, weigering of een antwoord van de klant, bij een verlopen offerte, bij afmelding, of als u het met de hand stopt.
Wanneer er iets vertrekt
- 2 werkdagen na verzending: is de offerte goed aangekomen?
- 5 werkdagen na verzending: zijn er nog vragen?
- 3 werkdagen voor de offerte verloopt (vervalt als dat samenvalt met een eerder bericht).
- Een opmerking van de klant stopt de reeks vanzelf.
Wat u zelf beslist
- De teksten en de toon.
- De geldigheid van elke offerte.
- Stoppen, voor één klant of voor alle offertes.
Afspraken herinneren
Klanten krijgen een bevestiging bij het inplannen en een herinnering 24 uur en 2 uur vooraf. Verzet of annuleert u een afspraak, dan volgen de berichten het nieuwe tijdstip of vervallen ze.
Afspraak ingepland
In uw agenda of in Receptify.
Bevestiging
Meteen, met datum, uur en adres.
24 uur vooraf
Een korte herinnering voor morgen.
2 uur vooraf
Tot straks, op de dag zelf.
Wanneer het start en stopt
- Start
- Bij elke afspraak die wordt ingepland of uit uw agenda wordt overgenomen.
- Stopt
- Na de afspraak, bij annulering, of als de klant zich afmeldt.
Wanneer er iets vertrekt
- Bevestiging: meteen na het inplannen.
- 24 uur vooraf; niet als de afspraak binnen 24 uur na het inplannen valt.
- 2 uur vooraf; niet als de afspraak binnen 3 uur na het inplannen valt, en nooit voor 8 uur.
- Verzet: meteen, de herinneringen volgen het nieuwe uur. Geannuleerd: alle herinneringen vervallen.
Wat u zelf beslist
- De teksten, in de aanspreking die bij uw zaak past.
- Welke afspraken een herinnering krijgen.
- Met de hand een afspraak verzetten of annuleren.
Reviews vragen
Een dag na een afgerond werk krijgt elke klant dezelfde korte vraag om een review, met een rechtstreekse link naar uw openbare reviewpagina. Na vijf dagen volgt hoogstens één herinnering.
Werk afgerond
U zet de afspraak of klus op afgewerkt.
Na 1 dag
Korte vraag om een review, tussen 10 en 18 uur.
Na 5 dagen
Eén herinnering, alleen als er nog geen review is.
Klaar
Daarna geen berichten meer voor deze klus.
Wanneer het start en stopt
- Start
- Wanneer een afspraak of klus als afgewerkt staat.
- Stopt
- Bij een gekende review, een antwoord of afmelding, en altijd na de ene herinnering.
Wanneer er iets vertrekt
- Verzoek: 1 dag na afronding, tussen 10 en 18 uur.
- Herinnering: 5 dagen later, alleen als er nog geen review gekend is.
- Hoogstens één reeks per persoon per 90 dagen.
- Iedereen krijgt hetzelfde verzoek: geen filter op tevreden klanten en geen beloning voor een review.
Wat u zelf beslist
- De tekst en de link naar uw reviewpagina, bv. Google.
- Of reviewverzoeken aanstaan.
- Een klant uitzonderen die geen berichten wil.
Zo pakken we het aan.
- Eerst het proces begrijpen. We bekijken samen hoe een aanvraag of taak nu verloopt, van begin tot eind.
- Werken met wat u al hebt. We bekijken eerst of het kan met de programma's die u vandaag gebruikt.
- Gratis pilot van vier weken. U gebruikt de automatisatie eerst in de praktijk. Zo werkt de pilot.
- Geen kant-en-klaar pakket en geen deel van het websitepakket: een automatisatie prijzen we op aanvraag, na een gesprek over hoe u werkt.
- Geen berichten die u niet vooraf goedkeurde.
- Geen beloftes over meer klanten of omzet; wel minder handwerk bij het opvolgen.
Vragen over automatiseren.
Wat kost een automatisatie?
Dat hangt af van wat we automatiseren, en de pilot van vier weken is gratis. Omdat elke zaak anders werkt, krijgt u eerst een offerte met de opstartkosten en het maandbedrag na de pilot.
Verstuurt een automatisatie zelf berichten naar mijn klanten?
Alleen wat u vooraf goedkeurt. Offertes vertrekken pas na uw akkoord. Herinneringen en reviewverzoeken volgen teksten en regels die u vooraf goedkeurt, en een klant die zich afmeldt, krijgt niets meer.
Moet ik nieuwe software leren?
Meestal niet. We kijken eerst of het kan met de programma's die u vandaag al gebruikt, zoals uw mailbox en agenda. Wat er eventueel bij komt, bespreken we vooraf in het voorstel.
Met welke automatisatie begin ik best?
Met de taak die nu het meeste tijd kost. Bij de meeste zaken is dat het opvolgen van aanvragen of offertes. De gratis bedrijfsscan toont in twee minuten waar bij u het grootste aandachtspunt ligt.
Hoe zit het met wachtwoorden en toegang?
We vragen nooit wachtwoorden via mail of via een formulier. Hoe toegang veilig geregeld wordt, spreken we per project af.
Worden reviews gefilterd of beloond?
Nee. Iedereen met een afgerond werk krijgt hetzelfde verzoek, zonder filter op tevreden klanten en zonder korting of cadeau voor een review.